Beginnen met Duobus

Welkom op Duobus! Deze handleiding gaat in op een aantal punten die handig zijn om in te stellen of te regelen als je nieuw bent op Duobus.

Dit is te vinden onder 'Mijn profiel' --> 'Gegevens'.



Als je klikt op “Mijn profiel” links bovenin ontvoudt zich een scherm met opties. Klik op “Mijn gegevens".

Je komt op je profielpagina. Rechts bovenin staan 5 opties:


We gaan hier alle kopjes bij langs:

1. Profiel beheren
Klik op profiel beheren. Hier zie je de gegevens die je hebt ingevuld bij het aanmaken je account. Desgewenst kan je deze gegevens wijzigen of aanvullen. We raden je aan om de volgende zaken nog te doen om je profiel helemaal af te ronden:

  • Upload je logo. Deze komt ook op de facturen die Duobus voor je genereert.
  • Vul je BTW-nummer in als je die hebt.
  • Pas de factuurnummering aan naar je eigen wensen. Dit lichten we hieronder toe.
Vergeet niet op “Opslaan” te klikken onderaan.

1.1 Factuurnummering
De diensten die je overeenkomt via Duobus worden automatisch gefactureerd. Het is daarom belangrijk dat je gegevens in je Duobus account juist zijn. Als de bedrijfsgegevens niet kloppen, dan zijn de facturen namelijk ook niet helemaal correct. Duobus is een online applicatie die je zelf beheert, je bent daarom de enige die toegang heeft tot jouw eigen facturatieadministratie. Daarom ben je ook zelf volledig verantwoordelijk dat alle gegevens en de gemaakte facturen correct zijn.

Veel gebruikers hebben vragen over de factuurnummering, er is voornamelijk onduidelijkheid wanneer er gebruik wordt gemaakt van een jaar, maand of dag als beginsel van een factuurnummer. Je kan dit aanpassen via de knop “Profiel beheren”. Scroll wat naar beneden tot je onderstaande ziet:

Klik hierop om onderstaand scherm te krijgen:



Wanneer je met je muis over de dik gedrukte tekst met vraagtekentje (?) gaat zie je per invulveld een uitleg.

De factuurnummering staat onderaan.

Voor de duidelijk; het systeem verandert de letters (Y, M, D en X) alleen als het tussen de volgende haakjes staat [ ]. Bijvoorbeeld: [Y][M][XXXX], dit zal resulteren in de volgende nummering: 2015010001. Indien je MY2015[XXXX] neerzet, dan zal het systeem de M, Y, 2015 zien als normale tekst en zal het systeem dit niet omzetten naar maand en jaargetallen. Dit zal dan leiden tot het volgende resultaat: MY20150001.

Je zou dus bijvoorbeeld alleen de letters “FN” kunnen aanpassen in iets waardoor jij je Duobus facturen als aparte reeks kan herkennen. Alles tussen haakjes wordt automatisch ingevuld. De XXXX wordt het volgnummer van de facturen. Deze zijn altijd oplopend. Mocht je niet bij 1 willen beginnen dan kan je dit bovenin aanpassen.

2.Officiele documenten
De meeste opdrachtgevers op Duobus stellen bepaalde officiële documenten als eis. De belangrijkste documenten zoals de VOG, controle ID en diploma kunnen alleen door onze scanservice worden gescand. Op deze pagina kan je je scans bekijken en eventueel aanvullende scans uploaden in overleg met Duobus. Indien je zonder overleg documenten upload zijn deze wel zichtbaar voor opdrachtgevers maar hebben deze een afwijkende markering omdat deze niet gecontroleerd zijn.



Zoals je ziet kan je het een en ander regelen via deze pagna zoals:
- Scanafspraak maken: als je nog geen scantegoed hebt zal het systeem eerst een pagina openen waar je via iDeal een scantegoed kan kopen, dit kost €36,- Achter het vraagteken op je account staat de handleiding 'DOfficiële documenten laten inscannen en uploaden'.
- VOG aanvragen: desgewenst kan je via Duobus een nieuwe VOG aanvragen. Er is een handleiding 'VOG aanvragen'.
- Geldigheid documenten: je kan hier zien of je documenten nog geldig zijn en wat voor gevolgen dat eventueel heeft als ze verlopen zijn.

3. Bijscholing toevoegen:
Opdrachtgevers kunnen bij een opdracht ervoor kiezen om een bepaalde bijscholing als verplicht te stellen. Wanneer ze dit doen zien alleen de zzp’ers die deze bijscholing toegevoegd hebben de betreffende opdracht. Het is dus belangrijk al je bijscholingen te uploaden op je profiel.

Vergeet niet de meest passende handeling te selecteren uit de lijst. Hieruit selecteren de opdrachtgevers namelijk de benodigde handelingen.

Hoe meer recente scholing je upload, des te voller je bijscholingsmeter is. Volle kwaliteitsmeters vergroten je kans op werk. Wil je weten wat de andere kwaliteitsmeters zijn? Kijk maar eens op je mijn profiel --> gegevens, je vind ze onderaan.

Er is een uitgebreide handleiding 'Bijscholing toevoegen' te vinden achter het ? rechts bovenin je account.

4. E-mailinstellingen:
Duobus stuurt je mails met nieuwe opdrachten en andere informatie. Hoe vaak, dat bepaal je zelf. Wanneer je de aanmelding hebt afgerond kom je in het e-mail instellingen scherm. Zie een voorbeeld hieronder. Er staat een uitleg bij.



Na het invullen moet je even op “Opslaan” klikken.

5. Tweestapsauthenticatie
Omdat je in Duobus toegang krijgt tot bepaalde gegevens (zoals privacy gevoelige informatie) is het nodig om tweestapsauthenticatie in te stellen. Dit betekent dat je inlogt met een wachtwoord en daarnaast met een code die je ontvangt op je telefoon. Je hebt dit ingesteld bij het aanmaken van je account. Je kan deze instellingen desgewenst wijzigen op deze pagina. Loop je tegen inlogproblemen aan dan kan je altijd contact opnemen met info@duobus.nl

Opdrachtgevers vinden
Los van bovenstaande punten is het de moeite om een kijkje te nemen op de pagina waarop alle opdrachtgevers zich voorstellen. Die vind je achter de groene knop 'Opdrachtgevers vinden' op je dashboard.

Hier kan je meer lezen over de opdrachtgevers op Duobus en desgewenst een koppeling met de betreffende opdrachtgever aanvragen (een opdrachtgever zet soms alleen opdrachten uit onder de pool aan zzp'ers met wie ze een connectie hebben). Het kan de moeite zijn om met opdrachtgevers contact op te nemen zodat jullie elkaar leren kennen.

Je kan per organsisatie klikken op het blauwe vak '>naar bedrijfsprofiel', daar vind je de contactgegevens. Soms zijn er meerdere verstigingen en kan je het beste bellen met de vestiging bij jou in de buurt.


Er zijn uiteraard nog vele andere functionaliteiten op Duobus die hier nog niet genoemd staan. Achter het vraagteken rechts bovenin je account zijn verschillende handleidingen te vinden. Mocht er iets onduidelijk zijn neem dan gerust contact op via info@duobus.nl. Deze zal binnen 24 uur beantwoord worden.